Op maandag 28 maart 2022 kreeg je het voorlopige advies over je aanvraag in het kader van het kunstendecreet toegestuurd. Je kan daarop reageren via een repliek. Dat voorlopige advies is opgemaakt door de disciplinaire commissie die zich de voorbije weken over je dossier heeft gebogen.
In dit artikel vind je alvast de volgende info:
- Wat er in de regelgeving staat over het voorlopige advies.
- Wat er door de overheid van jou verwacht wordt via een repliek.
- Wat oKo doet qua belangenbehartiging.
- OKo-tips over hoe het voorlopige advies aan te pakken
Wat te verwachten van het voorlopig advies?
Onderdelen voorlopig advies
Een voorlopig advies bestaat uit de volgende onderdelen:
- Een gemotiveerde tekstuele evaluatie van de toepasselijke criteria;
- Eventuele opmerkingen van de administratie naar aanleiding van het zakelijk criterium;
- Een beoordeling van de aandachtspunten uit de visienota
Tekstuele evaluatie per criterium
Alle beoordelingscriteria die van toepassing zijn op je aanvraag komen aan bod en worden gemotiveerd.
Opmerkingen van de administratie
In het draaiboek staat dat er “wordt gestreefd naar een overeenstemming tussen de administratie en de leden van de beoordelingscommissie wat betreft de beoordeling van het zakelijke criterium. Indien de evaluatie van de beoordelingscommissie voor dit criterium positief is maar de administratie meent dat de argumentatie essentiële zakelijke punten mist die door een beoordelingscommissie na grondig overleg toch niet aanvaard worden, kan de administratie een opmerking toevoegen aan het voorlopige advies. De aanduiding van dergelijke opmerking, betekent dat de administratie het onverantwoord vindt om deze organisatie te subsidiëren en geldt als een advies aan de minister die hierover een beslissing zal nemen.”
oKo-tip: we verwachten niet dat er veel van dit soort fundamentele opmerkingen gegeven worden. Als je toch zo’n opmerking hebt gekregen, is het uiterst belangrijk dat je hier uitgebreid en zakelijk op reageert.
Beoordeling van de aandachtspunten uit de visienota
Een criterium voor de beoordeling van werkingssubsidies is de mate waarin de artistieke werking de aandachtspunten uit de strategische visienota Kunsten uitvoert. De beoordelingscommissie gaat na of het aanvraagdossier op uitzonderlijke wijze beantwoordt aan één of meerdere van deze aandachtspunten.
oKo-tip: meer info over de aandachtspunten van de minister vind je hier
Conclusie van het voorlopige advies
Een beoordelingscommissie houdt in het voorlopige advies rekening met het beschikbare budget voor de dossiers die in de beoordelingscommissie voorliggen.
Daarbij is één van de volgende conclusies mogelijk:
- een positief advies binnen het beschikbare budget;
- een positief advies buiten het beschikbare budget;
- een negatief advies
Het draaiboek stelt dat in het voorlopige advies geen subsidiebedrag kenbaar wordt gemaakt. Kunstinstellingen en organisaties met specifieke kerntaken krijgen in principe ‘een positief advies binnen het beschikbare budget’.
oKo-tip: We kaarten al geruime tijd aan dat het geadviseerde subsidiebedrag ook kenbaar wordt gemaakt. Op 16/3 hadden we hierover nogmaals een rechtstreeks overleg met CJM en het kabinet Jambon. We vinden hierover echter geen gehoor, de argumenten van het beleid zijn dat het nog geen definitief advies is en het bedrag nog kan bijgestuurd worden.
oKo-tip: CJM is niet van plan om een lijst met de voorlopige adviezen te communiceren. We zouden graag wat gegevens hebben om analyses te kunnen maken. Daarom zullen we jullie een korte bevraging sturen als de voorlopige adviezen bekend zijn. We willen voornamelijk weten hoeveel dossiers positief binnen en buiten budget zijn geplaatst binnen elke commissie, en in totaal.
Hoe reageren via de REPLIEK?
Timing repliek
Alle aanvragers kunnen een repliek op het voorlopige advies indienen binnen de 15 kalenderdagen gerekend vanaf de dag na bekendmaking van het voorlopige advies in Kiosk.
oKo-tip: je bent dus niet verplicht om een repliek op je voorlopige advies op te stellen. Maar elke aanvrager krijgt daartoe de kans, ook als je positief binnen budget bent beoordeeld en wil reageren op feitelijke onjuistheden in je advies.
Inhoud repliek
In de repliek kan je reageren op feitelijke onjuistheden in het voorlopige advies. Onder feitelijke onjuistheden wordt verstaan: de elementen in een advies waarvan ondubbelzinnig aangetoond kan worden dat ze gebaseerd zijn op foutieve, onvolledige of verkeerd geïnterpreteerde informatie. Het draaiboek stelt het volgende: “De repliek is geen herkansing op basis van een gewijzigd aanvraagdossier. De repliek is enkel bedoeld voor het rechtzetten van feitelijke onjuistheden in het voorlopige advies. Feitelijke onjuistheden zijn elementen uit het advies waarbij door de aanvrager ondubbelzinnig kan worden aangetoond dat de informatie uit het dossier verkeerd werd geïnterpreteerd. Er kan geen nieuwe informatie noch een extra bijlage worden toegevoegd.”
oKo-tip: in je repliek verwijs je naar elementen die al in je dossier zijn opgenomen, om zo de beoordelingscommissie te informeren over de correcte interpretatie van de feiten.
Behandeling repliek
Je repliek wordt behandeld door dezelfde beoordelingscommissie die het voorlopige advies heeft opgesteld. Rekening houdend met de repliek formuleert de bevoegde beoordelingscommissie een definitief advies. Meer info in het draaiboek: “Elementen uit de repliek die geen rechtzetting van feitelijke onjuistheden uit het voorlopige advies zijn, worden door de beoordelingscommissie niet meegenomen in de verdere bespreking en beoordeling van het aanvraagdossier. Wanneer de experten van oordeel zijn dat de repliek geen elementen bevat die leiden tot een aanpassing, dan wordt het voorlopige advies automatisch het definitief advies. Dit wordt genotuleerd in het advies. Wanneer minstens een van de experten van oordeel is dat de repliek elementen bevat die kunnen leiden tot een aanpassing, dan wordt de repliek verder behandeld tijdens de vergadering van de beoordelingscommissie. Indien alsnog het besluit wordt genomen dat er geen elementen zijn die leiden tot een aanpassing, dan wordt het voorlopige advies een definitief advies. Indien de beoordelingscommissie een of meerdere elementen uit de repliek weerhoudt, dan wordt de tekst en eventueel de eindconclusie van het voorlopige advies waar nodig aangepast tot het definitieve advies. Nadat alle replieken behandeld zijn, plaatst de beoordelingscommissie de positief geadviseerde dossiers binnen of buiten het beschikbare budget. Het definitief adviesbedrag kan enkel op grond van elementen uit het definitief advies bepaald worden.”
oKo-tip: het definitieve advies wordt aan de landschapscommissie bezorgd, je zal er tijdens de procedure geen zicht op krijgen. Pas bij de beslissing van de minister wordt het finale advies gecommuniceerd.
Wil je dit nog eens nalezen?
In artikels 67 en 68 van het uitvoeringsbesluit wordt de regelgeving ivm het voorlopige advies duidelijk. In het draaiboek wordt de procedure ivm het het voorlopige advies behandeld vanaf punt 6.4.
Hoe gaat het nu verder?
Landschapscommissie
De definitieve adviezen worden bezorgd aan de landschapscommissie, samen met de landschapsnota’s van de disciplinaire commissies. Die landschapscommissie stelt een bijkomend advies op over de aanvragen van de kunstenorganisaties die door de beoordelingscommissie positief geadviseerd zijn buiten het beschikbare budget. Ook deze commissie heeft een budget ter beschikking, namelijk minimum 5% van het budget voor de 5- en 10-jarigen. Daarnaast geeft de landschapscommissie ook een bijkomend advies over de aanvragen van kunstenorganisaties voor werkingssubsidies voor 2 beleidsperiodes die positief geadviseerd zijn. En bovendien gaat de Landschapscommissie na welke eventuele functies, rollen, subdisciplines of aandachtspunten uit de visienota niet of onvoldoende worden opgenomen door de kunstenorganisaties die worden voorgesteld voor subsidiëring. De Vlaamse Regering kan deze elementen meenemen in de onderhandeling met de organisaties waarmee een beheersovereenkomst wordt afgesloten. (Dit zijn de organisaties met een werkingssubsidie voor 2 beleidsperiodes, de kunstinstellingen en de organisaties met specifieke kerntaken). De landschapscommissie bezorgt haar bijkomende advies aan CJM.
Voorstel van Beslissing CJM
CJM maakt op basis van de adviezen van de disciplinaire commissie en van de landschapscommissie, een nota op met het voorstel van beslissing dat wordt voorgelegd aan de minister van Cultuur. De minister kan, indien dat nodig blijkt, terugkoppelen naar de Landschapscommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies voor nadere toelichting over bepaalde adviezen of om deze te kaderen binnen de strategische visienota kunsten.
Steden en gemeenten
De Vlaamse steden en gemeenten, waar kunstenorganisaties gevestigd zijn die een werkingssubsidie aanvragen, (en voor Brussel de VGC) kunnen op hun verzoek of op verzoek van de Vlaamse Regering gehoord worden. Timing: na de beoordeling van de aanvraag van de kunstenorganisaties.
Beslissing Vlaamse Regering
De minister van Cultuur legt zijn beslissingsvoorstel voor aan de Vlaamse Regering die de beslissing neemt. De uiterste deadline is 30 juni 2022.
oKo-tip: we vermoeden dat de beslissing bekend gemaakt wordt op maandag 27 juni 2022. Noteer alvast die datum.
Beeld: © Johan Pijpops