Acht voorstellen om werk te maken van professionele digitalisering

Digitalisering kan het leven vergemakkelijken, informatie ontsluiten en mensen samenbrengen. Maar op beleidsniveau zijn we daar nog niet. OKo wil samen met collega-organisaties de Ambrassade, de Vlaamse Jeugdraad, De Federatie, Overleg Cultureel Erfgoed en de Vereniging voor Vlaamse Cultuur- en Gemeenschapscentra (VVC) mee de schouders zetten onder een digitaal beleid dat wél werkt. Daarom stelden we een lijst met suggesties samen.

Dossiers vlot indienen en beoordelen, een kwaliteitsvolle relatie tussen administratie en gesubsidieerde organisaties, een lagere planlast, een helder overzicht van feiten en cijfers die onze maatschappelijke relevantie als sector blootlegt. Daaraan kan digitalisering bijdragen. En het zijn stuk voor stuk doelen waar zowel de administratie als de sector bij gebaat zijn.

Van ambitie naar inefficiëntie...

Geen wonder dat oKo en zijn collega-organisaties digitalisering een enorme kans vinden. We hebben daarom altijd al constructief en enthousiast meegewerkt aan de digitaliseringsambities van het departement. Maar bij de praktische uitvoering hapert het. Mooie ambities vervallen in gebruiksonvriendelijke, inefficiënte en dure tools en instrumenten die amper bijdragen tot een correcte beeldvorming van onze organisaties.

Nochtans zouden digitale systemen – of ze nu Kiosk, SISCA of Oliad heten – zowel voor de organisaties als het departement gebruiksvriendelijke en efficiënte tools kunnen zijn. Instrumenten die de voorbeeldrol van de overheid op vlak van digitalisering kunnen onderstrepen. En die bijdragen aan een gerichter beleid ter versterking van de diverse sectoren.

...en terug

We willen graag in een klimaat van vertrouwen blijven werken aan digitale systemen die ons allemaal vooruithelpen – en niet tegenwerken. Daarom stelde oKo samen met de Ambrassade, de Vlaamse Jeugdraad, De Federatie, OCE en VVC acht suggesties voor het beleid op:

1. Aandacht voor inspraak en werkbaarheid | Betrek elke sector bij elke fase van de opbouw van een digitaal systeem maximaal. Van opdrachtopmaak over ontwerpfase tot testing. Van input tot ontsluiting van gegevens.
2. Onderzoek, beeldvorming en beleid | Zowel voor onze sectoren als voor beleidsmakers zijn ruwe data onmisbaar voor onderzoek en beleidsadvies. Door te investeren in cyclisch onderzoek kan het departement beter uitgesproken resultaten bereiken.
3. Maximale toegang en toezicht op de eigen gegevens | Geef organisaties te allen tijde toegang tot hun eigen gegevens. En bouw een benchmark in: zo kunnen organisaties zichzelf gemakkelijker toetsen.
4. Respecteer de privacy van organisaties en creëer vertrouwen bij de ontsluiting | Ontsluit steeds globaal, geabstraheerd en geanonimiseerd. Groepeer cijfersets voor de communicatie met het brede publiek.
5. Betrek steeds de sector bij het interpreteren van gegevens | Zowel de erkenning als de rapportage wordt een almaar kwantitatievere aangelegenheid. Geef sectoren de kans om gegevens te controleren en te duiden zodat verkeerde interpretaties van de cijfers bij voorbaat uitgesloten zijn.
6. Doelgericht bevragen en opvragen | Breng de kosten en lasten die een vraagstelling voor een organisatie met zich meebrengt in beeld. En vermijd overbodige planlast, bijvoorbeeld door data niet jaarlijks, maar om de twee of drie jaar op te vragen.
7. Cijferdrift kan verblinden – geef ruimte aan het verhaal | Beleidsplannen en dossiers artificieel opdelen in een digitaal format geeft weinig meerwaarde Geef organisaties in hun aanvraag de ruimte om hun volledige verhaal te vertellen.
8. Persoonlijk contact en een klantvriendelijke administratie | Bouw aan de relatie tussen dossierbeheerder en organisatie. Digitalisering mag niet leiden tot het depersonaliseren van de dienstverlening van de administratie.

Lees de volledige brief die oKo, de Ambrassade, de Vlaamse Jeugdraad, De Federatie, OCE en VVC stuurden naar het departement.

Beeld: JEF - Festival Scratch Medialab © Max Van Sande